Tietosuojaseloste

Tietosuojaseloste

Me (Fiducion Consulting Oy) olemme sitoutunut suojelemaan oikeuksiasi ja pitämään henkilötietosi turvassa.

Tässä tietosuojaselosteessa viittaamme "Sinulla" asiakkaisiin, potentiaalisiin asiakkaisiin, asiakkaidemme työntekijöihin, vastuuhenkilöihin, edustajiin ja tosiasiallisiin edunsaajiin. Tässä tietosuojaselosteessa kerromme, mistä syistä ja miten keräämme, käytämme, säilytämme ja suojaamme henkilötietojasi.

1. Mitä henkilötietoja keräämme

Henkilötietoja kerätään useimmiten suoraan sinulta tai saamme niitä käyttäessäsi palveluitamme. Tarvitsemme toisinaan lisätietoja varmistaaksemme tietojen ajantasaisuuden ja oikeellisuuden. Olemme myös velvoitettuja Rahanpesulain nojalla keräämään tiettyjä tietoja Asiakkaistamme. Asiakkaan tuntemistietoja ja muita henkilötietoja voidaan käyttää siis rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen estämiseen, paljastamiseen ja selvittämiseen sekä rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen ja sen rikoksen, jolla rahanpesun tai terrorismin rahoittamisen kohteena oleva omaisuus tai rikoshyöty on saatu, tutkintaan saattamista varten.

Keräämme henkilötietoja Asiakasrekisteriin. Keräämämme henkilötiedot voidaan jaotella seuraavasti:

• Tuntemistiedot: henkilötunnus ja nimi (voimme kerätä ja arkistoida tuntemistiedot, kuten esim. kopio passista, ajokortista tms. asiakirjasta).

• Yhteystiedot: osoite, puhelinnumero ja sähköpostiosoite.

• Lakisääteisiin vaatimuksiin liittyvät tiedot: asiakkaan tuntemisvelvollisuuteen ja rahanpesun estämiseen liittyvät tiedot.

• Taloudelliset tiedot: palvelusopimusten sisältämät taloudelliset tiedot.

Henkilötiedot, joita voimme kerätä sinulta:

• Keräämme uusilta asiakkailta nimen, henkilötunnuksen, osoitteen, sähköpostiosoitteen, puhelinnumeron sekä selonottovelvollisuutemme edellyttämät tiedot, jotta voimme tarjota sinulle palveluita ja tuotteita.

• Keräämme sinulta tietoa myös meille digitaalisesti lähettämistäsi viesteistä.

• Tallennamme sähköisiä viestejä, jotka voivat johtaa liiketoimiin.

Henkilötiedot, joita voimme kerätä kolmansilta osapuolilta:

• Julkisista lähteistä saatavilla olevat tiedot: viranomaisten ylläpitämät rekisterit (esim. kaupparekisteri) sekä

• Muista ulkoisista lähteistä saatavilla olevat tiedot: tiedonvälittäjät, jotka antavat tietoja esimerkiksi tosiasiallisista edunsaajista, poliittisesti vaikutusvaltaisista henkilöistä ja pakotelistauksista

2. Millä oikeusperusteilla ja miten voimme kerätä, käyttää ja säilyttää henkilötietojasi

Käytämme henkilötietojasi voidaksemme täyttää sopimustemme mukaiset velvollisuutemme ja tarjotaksemme palveluita sekä tehdäksemme sinulle tarjouksia.

Oikeusperusteet:

• Lain, säädösten ja viranomaisten edellyttämien velvollisuuksien noudattaminen, muut palvelukohtaiseen lainsäädäntöön velvollisuudet

• Sopimustemme tekeminen, hallinnointi sekä niiden täytäntöön paneminen. Sopimuksiamme varten tarvitsemme esimerkiksi tiedot palvelun tarjoamista ja toteuttamista varten, sopimusaikaista asiakaspalvelua varten ja mahdollisen oikeusvaateen laatimista, esittämistä tai puolustamista varten.

• Oikeutettu etu markkinointitarkoituksiin ja liiketoiminnan kehittämiseksi

• Suostumus tietojen käsittelyyn markkinointitarkoituksissa esim. uutiskirjeen lähettämistä varten. Suostumuspyynnössä kerrotaan kyseisten tietojen käsittelystä ja oikeudesta peruuttaa suostumuksesi.

3. Kenelle voimme luovuttaa henkilötietojasi

Palveluiden tarjoaminen ja sopimuksien noudattaminen edellyttää henkilötietojesi luovuttamista. Voimme luovuttaa henkilötietojasi muille tahoille, palveluntoimittajille ja liikekumppaneille. Varmistamme aina ennen tietojen luovuttamista, että asiaan kuuluvia salassapitovelvoitteita noudatetaan.

Kolmannet osapuolet

• Luovutamme henkilötietojasi viranomaisille siinä määrin kuin laki edellyttää (esimerkiksi vero- ja poliisiviranomaiset).

• Luovutamme henkilötietojasi henkilötietojen käsittelyä puolestamme tekeville sopimuskumppaneille (esim. ohjelmistokehitys-, ylläpito-, palvelin- ja IT­-tukipalveluita tarjoavat toimittajat).

Tiedonsiirto kolmansiin maihin

Voimme luovuttaa ja siirtää henkilötietojasi Euroopan talousalueen ulkopuolisissa eli nk. kolmansissa maissa toimiville organisaatioille vain jos jokin seuraavista ehdoista toteutuu:

• Kyseisen maan tietosuojan taso on EU:n komission päätöksen mukaan riittävä.

• Muita tarvittavia turvatoimia on otettu käyttöön esimerkiksi noudattamalla EU:n komission hyväksymiä mallisopimuslausekkeita.

• Erityistilanteeseen sovelletaan poikkeusta (esim. sopimuksen täytäntöön paneminen edellyttää tai olet antanut suostumuksesi tietojen siirtämiseen.

4. Miten suojaamme henkilötietojasi

Tietojen tekninen, hallinnollinen ja fyysinen suojaaminen ovat meille tärkeitä. Käytämme asianmukaisia teknisiä, organisatorisia ja hallinnollisia turvallisuusmenettelyjä suojataksemme tietoja katoamisen, luvattoman käytön, luovuttamisen, muutosten ja tuhoamisen varalta.

• Sähköisesti käsiteltävät rekisterin sisältämät tiedot suojataan teknisesti tietoturvan toimialalla yleisesti hyväksyttävin teknisillä keinoilla (esim. palomuureilla, salasanoilla).

• Ainoastaan niillä henkilöillä (esim. työntekijämme ja sopimuskumppaniemme työntekijät), jotka tarvitsevat rekisteritietoja tehtäviensä hoitamiseen, on pääsy rekisterin sisältämiin tietoihin erikseen myönnettyjen käyttöoikeuksien perusteella.

• Henkilöstöllä on sopimusperusteinen vaitiolovelvollisuus liittyen kaikkiin asiakas- ja henkilötietoihimme.

5. Yksityisyyden suojaan liittyvät oikeutesi

Sinulla on rekisteröitynä oikeuksia hallussamme oleviin henkilötietoihin liittyen. Jos haluat käyttää näitä oikeuksiasi, pyynnöt arvioidaan tilanne- ja tapauskohtaisesti. Sinulla on seuraavat oikeudet:

• Oikeus pyytää pääsyä henkilötietoihisi. Sinulla on oikeus tutustua hallussamme oleviin henkilötietoihisi. Oikeutta tutustua voidaan kuitenkin rajoittaa lainsäädännön ja muiden henkilöiden yksityisyyden suojan käytäntöjen nojalla.

• Oikeus pyytää korjausta virheellisiin tai puutteellisiin tietoihin. Jos tiedot ovat virheellisiä tai puutteellisia, sinulla on oikeus pyytää tietojen korjaamista, ellei lainsäädäntö sitä rajoita.

• Oikeus pyytää tietojen poistamista. Sinulla on oikeus pyytää tietojesi poistamista mm. seuraavissa tapauksissa:

  • Peruutat suostumuksesi tietojen käsittelyyn eikä käsittelylle ole muuta perusteltua syytä.

  • Vastustat tietojen käsittelyä eikä käsittelyn jatkamiselle ole mitään hyväksyttävää syytä.

  • Vastustat tietojen käsittelyä suoramarkkinointitarkoituksissa.

  • Tietojen käsittely on lainvastaista.

Huomioithan, että meillä on kuitenkin velvollisuus säilyttää henkilötietojasi (näiden ollessa tarpeen lakisääteisten velvoitteiden noudattamiseksi tai oikeusvaateiden käsittelemiseksi.

• Oikeus rajoittaa henkilötietojen käsittelyä. Jos kiistät rekisteröimiemme tietojen oikeellisuuden tai käsittelyn lainmukaisuuden, tai jos olet vastustanut tietojen käsittelyä oikeuksiesi mukaisesti, voit pyytää rajoittamaan henkilötietojesi käsittelyn vain tietojen säilyttämiseen. Tietojen käsittely rajoitetaan tällöin vain tietojen säilyttämiseen, kunnes tietojen oikeellisuus on varmistettu tai on voitu tarkistaa, ovatko oikeutetut etumme ensisijaisia sinun etuihisi nähden. Jos sinulla ei ole oikeutta pyytää tietojen poistamista rekistereistämme, voit sen sijaan pyytää, että rajoitamme näiden tietojen käsittelyn vain tietojen säilyttämiseen. Jos sinua koskevien rekisteröityjen tietojen käsittely on tarpeellista ainoastaan oikeusvaateen esittämiseksi, voit myös vaatia, että tietojen muu käsittely rajoitetaan vain tietojen säilyttämiseen. Saatamme käsitellä tietojasi muissa tarkoituksissa, jos oikeusvaateen esittäminen sitä edellyttää tai jos olet antanut siihen suostumuksesi.

• Oikeus vastustaa tietojen käsittelyä oikeutetun etumme perusteella. Sinulla on aina oikeus vastustaa henkilötietojesi käsittelyä suoramarkkinointitarkoituksiin.

• Oikeus tietojen siirrettävyyteen. Sinulla on oikeus saada meille antamasi henkilötiedot koneellisesti luettavassa muodossa, kun henkilötietoja on käsitelty ainoastaan automaattisesti ja suostumuksen tai sopimuksen täytäntöön panemisen perusteella. Tiedot voidaan myös siirtää toiselle rekisterinpitäjälle, jos se on turvallista ja teknisesti mahdollista.

6. Evästeet

Keräämme, käsittelemme ja analysoimme verkkosivustojemme käyttöön liittyviä tietoja (tietoa, joka liittyy verkkosivuston kävijöihin ja jota käsitellään tietoliikenneverkoissa viestien lähettämistä, jakelua ja saataville asettamista varten) ja käytämme evästeitä mm. voidaksemme toimittaa sinulle tuotteita ja palveluita, tarjotaksemme turvallisen verkkoympäristön, toteuttaaksemme markkinointitoimia.

7. Kuinka kauan säilytämme henkilötietoja

Säilytämme tietojasi niin kauan kuin niitä tarvitaan siihen tarkoitukseen, jota varten ne on kerätty ja käsitelty, tai niin kauan kuin laki ja säännökset niin edellyttävät.

• Säilytämme tietojasi niin kauan kuin niitä tarvitaan sopimuksen täytäntöön panemiseen ja lakien ja säännösten mukaiset tiedon säilyttämistä koskevat vaatimukset niin edellyttävät.

• Säilyttäessämme tietojasi muihin tarkoituksiin kuin sopimuksen täytäntöön panemiseen, säilytämme tietoja vain, jos se on kyseisen tarkoituksen kannalta tarpeellista ja/tai laissa ja säännöksissä määrättyä.

Esimerkki henkilötietojen säilyttämisestä liittyen Rahanpesun, terrorismin rahoittamisen estäminen, havaitseminen ja tutkimiseen: henkilötietoja säilytetään vähintään viisi vuotta liikesuhteen päättymisen tai yksittäisen tapahtuman suorituksen jälkeen.

8. Tietosuojaselosteeseen tehtävät muutokset

Kehitämme palveluitamme, tuotteitamme ja verkkosivustojamme jatkuvasti, joten tietosuojaselosteisiin saatetaan ajoittain tehdä muutoksia. Ilmoitamme kaikista merkittävistä muutoksista lain niin edellyttäessä.

9. Rekisterinpitäjä

Jos sinulla on kysyttävää tietosuojaselosteesta, voit ottaa yhteyttä meihin (yhteystiedot alla).

Fiducion Consulting Oy (rekisterinpitäjä)

Osoite: Katajaharjuntie 21 B 16, 00200 Helsinki

Puhelin: +358 40 562 9686

Sähköposti: petri@fiducion.com

Y-tunnus 3002136-3